Ticari Evrak Saklama Süresi: Arşiv Kaç Yıl Saklanır?

Ticari evrak saklama süresi, Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıldır. Vergi Usul Kanunu ise defter ve belgeler için 5 yıllık süre öngörür. Bu nedenle şirketler, en uzun süre olan 10 yılı esas almalıdır. Maslak Depo, bu süre boyunca fiziki arşivinizi ofisiniz dışında saklayabileceğiniz bir depolama tesisidir.

Kısaca:

• Türk Ticaret Kanunu md. 82’ye göre ticari defterler ve dayanak belgeler 10 yıl saklanır.
• Vergi Usul Kanunu md. 253’e göre vergi kapsamındaki defter ve belgeler 5 yıl saklanır.
• 5510 sayılı Kanun md. 86’ya göre işyeri kayıtları ve sigorta belgeleri 10 yıl saklanır.
• Süreler, belgenin ait olduğu yılın bitişinden sonra işlemeye başlar.
• Fiziki arşivin kuru, güvenli ve erişilebilir bir ortamda tutulması, belge kaybı riskini azaltır.

Ticari evrak saklama süresi neden 10 yıl kabul edilir?

Ticari evrak saklama süresi 10 yıl kabul edilir, çünkü Türk Ticaret Kanunu en uzun süreyi bu şekilde belirler. Kanunun 82. maddesi, ticari defterlerin, envanterlerin, bilançoların ve finansal tabloların on yıl saklanmasını şart koşar. Ayrıca gelen ticari mektuplar, gönderilen yazışmaların kopyaları ve kayıtlara dayanak belgeler de bu kapsama girer.

Süre, belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. Örneğin 2026 yılına ait bir faturanın saklama süresi 31 Aralık 2026’da işlemeye başlar. Dolayısıyla bu belge en az 2036 yılının sonuna kadar saklanmalıdır.

Vergi ve SGK belgelerinde ticari evrak saklama süresi farklı mı?

Evet, vergi ve SGK belgelerinin süreleri farklıdır. Vergi Usul Kanunu md. 253, defter tutmakla yükümlü olanların defter ve belgeleri 5 yıl saklamasını ister. Bu süre, ilgili yılı izleyen takvim yılının başından itibaren hesaplanır.

Bununla birlikte bazı durumlar bu süreyi uzatır. Örneğin amortisman ayrılan bir demirbaşın faturası, amortisman bitene kadar ve sonrasında 5 yıl daha saklanır. Benzer şekilde geçmiş yıl zararını mahsup eden şirketler de ilgili belgeleri daha uzun süre tutmalıdır. Öte yandan 5510 sayılı Kanun md. 86, işyeri kayıtları ve sigorta belgeleri için 10 yıllık süre öngörür.

Saklanan evrak kaybolursa ne olur?

Saklama süresi dolmadan kaybolan evrak, şirketi ispat ve denetim süreçlerinde zor durumda bırakabilir. TTK md. 82/7, yangın, su baskını, deprem gibi afetler veya hırsızlık nedeniyle kaybolan belgeler için zayi belgesi alınmasına imkân tanır. Ancak tacir, kaybı öğrendiği tarihten itibaren 15 gün içinde yetkili mahkemeye başvurmalıdır.

Üstelik zayi belgesi her durumu çözmez. Mahkeme, kaybın tacirin kusurundan kaynaklanmadığını görmek ister. Bu yüzden arşivin baştan güvenli bir ortamda tutulması, sonradan belge kaybını açıklamaya çalışmaktan çok daha pratiktir.

Şirket arşivi nerede ve nasıl saklanmalı?

Ticari evrak saklama süresi boyunca şirket arşivi kuru, güvenli ve gerektiğinde ulaşılabilen bir yerde saklanmalıdır. Çünkü kâğıt belgeler nemden, sudan ve yangından kolayca zarar görür. Ayrıca ofiste biriken klasörler, çalışma alanını gereksiz yere daraltır.

Arşivi düzenlerken şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Belgeleri yıl ve türe göre ayırın.
2. Her koliye yıl, belge türü ve imha tarihini yazın.
3. Sık kullanılan son iki yılın belgelerini ofiste tutun.
4. Eski yıllara ait arşivi ofis dışında, güvenli bir depoya taşıyın.
5. Saklama süresi dolan belgeleri, mali müşavirinize danışarak ve kişisel veri içerenleri KVKK’ya uygun şekilde imha edin.

Özellikle Maslak, Levent ve Şişli’deki ofislerde metrekare maliyeti yüksektir. Bu nedenle eski yılların arşivini ofis dışında tutmak, çalışma alanını verimli kullanmanızı sağlar. Konuyla ilgili ofis arşivleme rehberimize ve kurumsal eşya depolama yazımıza da göz atabilirsiniz.

Maslak Depo şirket arşivi için neden uygun?

Maslak Depo, İstanbul Sarıyer’in Maslak semtinde bireysel ve kurumsal kullanıcılara 1 m²’den başlayan bağımsız depolar sunan bir self-storage tesisidir. Tesis, 7/24 kamera gözetimi, merkezi alarm ve kontrollü giriş ile korunur. Bunun yanında sıcaklık ve nem takibi, su sensörleri ve yangın söndürme sistemi bulunur.

Ayrıca her depo, yalnızca depo sahibinin açabildiği kişisel kilitle kullanılır. Böylece arşivinize yalnızca yetkilendirdiğiniz kişiler ulaşır. Belgelerinize ise çalışma saatleri içinde erişebilirsiniz. Arşiv miktarınıza göre 1 m²’den başlayıp büyüyen alternatif depo boyutları arasından seçim yapabilirsiniz. Aylık ve 6 aylık kiralama seçenekleri de bütçenizi planlamayı kolaylaştırır.

Sıkça Sorulan Sorular

Faturalar kaç yıl saklanmalı?

Faturalar, Vergi Usul Kanunu’na göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre ise 10 yıl saklanmalıdır. Uygulamada daha uzun olan 10 yıllık süreyi esas almak en güvenli yoldur.

Ticari evrak saklama süresi ne zaman başlar?

TTK’ya göre süre, belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. VUK’a göre ise ilgili yılı izleyen takvim yılının başından itibaren hesaplanır.

Elektronik belgeler için süre farklı mı?

Hayır, e-defter ve e-fatura gibi elektronik belgelerin saklama süreleri kâğıt belgelerle aynıdır. Fark yalnızca saklama yönteminde ortaya çıkar.

Şirket arşivini depoda saklamak yasal mı?

Evet, kanunlar belgelerin saklanmasını şart koşar ancak ofiste tutulmasını zorunlu kılmaz. Önemli olan, belgelerin istendiğinde ibraz edilebilmesidir.

Maslak Depo ile Arşivinize Yer Açın

Ticari evrak saklama süresi boyunca şirketinizin eski yıllara ait arşivini Maslak Depo’nun güvenli tesisinde saklayabilir, ofisinizde yer açabilirsiniz. Depo seçenekleri ve fiyatlar için depo fiyatları sayfamızı inceleyebilir veya WhatsApp hattımızdan (+90 533 132 12 70) bize ulaşabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Şirketinize özel durumlar için mali müşavirinize danışmanızı öneririz.